什么是會(huì)議紀(jì)要？

會(huì)議紀(jì)要，是指用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的法定公文。

要注意寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要不是寫(xiě)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是一場(chǎng)會(huì)議的客觀紀(jì)實(shí)材料，只要打字快，沒(méi)有太大的難度，剛?cè)肼殘?chǎng)的新人也完全能夠勝任。

而會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議記錄的升華，要在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納和概括，把會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)果以正式公文的形式進(jìn)行傳達(dá)和執(zhí)行，切記不要寫(xiě)成流水賬。

做會(huì)議紀(jì)要的好處是什么？

因?yàn)樽鲰?xiàng)目往往是長(zhǎng)線作戰(zhàn)，多線并行，很難做到每一次會(huì)議所有人都參加，每一次會(huì)議內(nèi)容都能記住。

所以會(huì)議紀(jì)要的作用就突顯出來(lái)，自己和同事可以通過(guò)查看會(huì)議紀(jì)要回顧會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以及時(shí)保持進(jìn)度的統(tǒng)一，做到無(wú)縫銜接。

2、提升思維和全局觀

一場(chǎng)項(xiàng)目會(huì)議，會(huì)涉及到業(yè)務(wù)、集團(tuán)的方方面面，這不光考驗(yàn)聽(tīng)力，還考驗(yàn)?zāi)銓?duì)集團(tuán)業(yè)務(wù)的熟悉程度。通過(guò)長(zhǎng)久的練習(xí)，能夠建立良好的全局觀，快速了解集團(tuán)的各個(gè)業(yè)務(wù)板塊。

尤其對(duì)職場(chǎng)新人來(lái)說(shuō)，經(jīng)常做會(huì)議紀(jì)要，也是變相的學(xué)習(xí)，長(zhǎng)此以往在知識(shí)文化、思考邏輯層面都能夠快速提升。

3、避免工作糾紛

因?yàn)樽鲰?xiàng)目，經(jīng)常涉及甲乙雙方的溝通。在會(huì)議中涉及到的問(wèn)題，確認(rèn)的事項(xiàng)，工作中的責(zé)任劃分，都完整地保留在會(huì)議紀(jì)要中。可以作為一份真實(shí)有效的憑證，避免在工作推進(jìn)中發(fā)生糾紛。

如何記錄好一份會(huì)議紀(jì)要？

很簡(jiǎn)單。就是一個(gè)沒(méi)參與會(huì)議的人能通過(guò)這份會(huì)議紀(jì)要，能夠了解會(huì)議里到底發(fā)生了什么，快速抓取會(huì)議的重點(diǎn)信息。

不過(guò)，想要在會(huì)議過(guò)程中立馬記錄一份完整的內(nèi)容非常有難度，所以我將從會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后三個(gè)方面來(lái)詳細(xì)講解如何做好一份會(huì)議紀(jì)要。

會(huì)議開(kāi)始前，提前準(zhǔn)備會(huì)議基本信息及記錄模板，可以參照以下模板：

基本信息

• 會(huì)議主題：

• 會(huì)議時(shí)間（年、月、日、時(shí)）：

• 會(huì)議地點(diǎn)：

• 會(huì)議重點(diǎn)：

• 參會(huì)人員：

主要議程

• 議程一：

     發(fā)言人A：

     發(fā)言人B:

• 議程二：

     發(fā)言人A：

     發(fā)言人B:

會(huì)議結(jié)論

• 結(jié)論一

• 結(jié)論二

會(huì)議后待確認(rèn)事項(xiàng)

• 事項(xiàng)一

• 事項(xiàng)二

除了紀(jì)要模板，為了提高工作效率，還需要借助工具方便記錄，進(jìn)行二次整理。我建議會(huì)議過(guò)程全程錄音，再轉(zhuǎn)成文字，方便查漏補(bǔ)缺。

因?yàn)殚_(kāi)會(huì)是講和聽(tīng)的過(guò)程，如何做到在有限的時(shí)間內(nèi)去抓取關(guān)鍵、要緊的信息，是很值得我們?nèi)フ莆盏摹?br/>

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的類型分為兩大類：一種是項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)，比如工作部署、落實(shí)項(xiàng)目下一階段模塊，另一種是座談交流會(huì)，比如思維交流、工作坊等。

1）針對(duì)項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議

發(fā)言人匯報(bào)的內(nèi)容一般是按照一定邏輯的，我總結(jié)了下，大體是這些方面：會(huì)議目的、基本情況、工作舉措、存在問(wèn)題或困難、原因分析、下一步工作安排等。

當(dāng)然，一次會(huì)議不一定包含上述全部?jī)?nèi)容，但八九不離十，特別是基本情況、工作舉措、存在問(wèn)題和下步打算，這類是最常用的。

針對(duì)座談交流會(huì)，這種會(huì)議相對(duì)更寬松，要按照發(fā)言人的順序來(lái)記。

這種場(chǎng)合的發(fā)言未必結(jié)構(gòu)那么嚴(yán)謹(jǐn)，可能是夾敘夾議，甚至想到哪說(shuō)到哪，這就對(duì)會(huì)議紀(jì)要形成了更大挑戰(zhàn)。這個(gè)時(shí)候，我們可能自己心里得有一本賬，就是自己要給發(fā)言人的內(nèi)容搭個(gè)架子。

可以先觀點(diǎn)（或現(xiàn)象），后論證，或者說(shuō)，先結(jié)論性的東西再陳述性的東西，從一個(gè)點(diǎn)慢慢延展開(kāi)來(lái)。如果有的時(shí)候，可能觀點(diǎn)不會(huì)直接給，那就先空著，等對(duì)方說(shuō)完之后再?gòu)乃麄冋f(shuō)的內(nèi)容里面提煉。

整理會(huì)議紀(jì)要有幾個(gè)要點(diǎn)需要注意：

1）注意格式

每個(gè)企業(yè)的要求不同，要最后呈現(xiàn)提成的方式是什么。關(guān)鍵要美觀大方，注意錯(cuò)別字，字體、標(biāo)號(hào)、段落間隔要保持一致。

可以將重點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)加黑或者標(biāo)黃處理，這樣看會(huì)議紀(jì)要的人可以直接抓重點(diǎn)，節(jié)省閱讀的時(shí)間。

2）減少口語(yǔ)化的表達(dá)

開(kāi)會(huì)過(guò)程中，口語(yǔ)化表達(dá)是在所難免。在做紀(jì)要的過(guò)程中，要注意用詞的轉(zhuǎn)換，把口語(yǔ)變成書(shū)面語(yǔ)，同時(shí)剔除掉一些沒(méi)有用的語(yǔ)氣詞。

3）留意關(guān)鍵數(shù)據(jù)

會(huì)議中涉及到一些數(shù)據(jù)，尤其要注意，注意不要寫(xiě)錯(cuò)，一些關(guān)鍵的數(shù)字可以進(jìn)行標(biāo)注。

4）確認(rèn)會(huì)后需要追蹤的事項(xiàng)

會(huì)議確認(rèn)的需要追蹤的事項(xiàng)，要注意寫(xiě)清楚時(shí)間、負(fù)責(zé)人。整理完會(huì)議紀(jì)要后，及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的一致性。

尤其涉及到與合作方的確認(rèn)的內(nèi)容，避免后期出現(xiàn)爭(zhēng)議的地方。

做任何事都是熟能生巧，做會(huì)議紀(jì)要也不例外。作為會(huì)議記錄者，要用心聆聽(tīng)，用一句話形容就是：會(huì)議中誰(shuí)都可以走神，唯獨(dú)記錄者不可以。

所以要反復(fù)訓(xùn)練，培養(yǎng)自己記錄的感覺(jué)，參加會(huì)議次數(shù)多了，時(shí)間久了，必然可以掌握出一套快速記錄的方法。

END